kho hàng Trung Quốc

Tiểu Thần Tài hướng tới dịch việc triển khai dịch vụ mua hàng Trung Quốc chuyên nghiệp và uy tín. Chúng tôi áp dụng Quy trình kiểm soát chất lượng trong toàn bộ công đoạn mua hàng cho khách bắt đầu từ lúc khách tạo đơn mua hàng cho tới lúc giao hàng tới tay khách hàng. Việc duy trì một quy trình chặt chẽ và thống nhất giúp chúng tôi đảm bảo chất lượng dịch vụ xuyên suốt, qua đó tạo dựng được lòng tin ở phía khách hàng.

Lưu đồ quy trình công việc

quy trình kiểm soát chất lượng mua hàng công ty Tiểu Thần Tài

Quy trình công việc thực tế

I. Quy trình kiểm soát chất lượng Nhân viên mua hàng

Nhân viên mua hàng có 2 phần công việc quan trọng cần chú ý để đảm bảo chất lượng dịch vụ.

1. Kiểm tra giá – phí – tồn:

Khi nhận đơn hàng khách mới tạo, nhân viên mua hàng cần tiến hành mở từng link sản phẩm để kiểm tra thông tin về giá bán, phí vận chuyển nội địa, tình trạng tồn kho (còn hay hết) của sản phẩm.

Nếu phát hiện sai khác thông tin so với đơn hàng ban đầu, nhân viên mua hàng cần liên hệ lại với khách hàng để xác nhận thông tin bị thay đổi. Nếu khách hàng đồng ý với thay đổi đó, nhân viên mới tiến hành mua hàng.

Quy trình rút gọn:

  1. Nhân viên nhận đơn hàng mới thì cần tiến hành kiểm tra giá, phí vcnđ, tình trạng tồn kho
  2. Nếu phát hiện sai khác, nhân viên liên hệ lại với khách hàng để xác nhận các thay đổi
  3. Nếu khách hàng đồng ý, nhân viên tiến hành mua hàng bình thường
  4. Hoàn tất công việc kiểm tra giá – phí – tồn

2. Kiểm tra tình trạng giao hàng:

Vào cuối ngày làm việc, nhân viên mua hàng tiến hành rà soát lại các đơn hàng đã mua. Nếu một đơn hàng thông thường có thời gian phát hàng vượt quá 48h thì cần liên hệ ngay với người bán để hỏi về tình trạng phát hàng.

Ngoài ra, nhân viên mua hàng còn cần chú ý tới số lượng sản phẩm mua từ 1 shop để hỏi người bán xem gửi tổng cộng bao nhiêu kiện. Số lượng kiện hàng sẽ tương ứng với số lượng mã vận đơn nên nhân viên mua hàng phải đề nghị người bán gửi đủ mã vận đơn cho mình. Sau đó tiến hành cập nhật lên hệ thống 3T.

Quy trình rút gọn:

  1. Nhân viên mua hàng phải kiểm tra lại tất cả các đơn hàng đã mua vào cuối ngày làm việc
  2. Phát hiện đơn hàng quá 48h mà chưa được phát thì cần kiểm tra lại các vấn đề như bị đóng giao dịch hay shop phát chậm
  3. Yêu cầu người bán nhanh chóng phát hàng trong trường hợp phát chậm. Hoặc nhanh chóng tiến hành mua lại hàng nếu giao dịch bị đóng.
  4. Hỏi thêm thông tin về số lượng kiện hàng và mã vận đơn bổ sung của đơn hàng (nếu có)
  5. Cập nhật thông tin mã vận đơn mới lên hệ thống 3T để hoàn tất công việc.

II. Quy trình kiểm soát chất lượng Nhân viên kho Trung Quốc

Nhân viên kho Trung Quốc có 2 phần công việc chính cần thực hiện:

1. Kiểm tra bên ngoài kiện hàng trước khi nhận

Việc kiểm tra tình trạng bên ngoài kiện hàng giúp nhân viên kho nhanh chóng phát hiện những dấu hiệu bất thường có khả năng gây ra sự cố cơ bản về hàng hóa như thất lạc, đánh tráo…

Nếu phát hiện sự cố bất thường ở phía ngoài kiện hàng như băng keo bị rách, bị rạch, hoặc bong, hay túi/hộp bị thủng cần lập tức dỡ hàng ra kiểm tra tình trạng hàng hóa và đối chiếu với thông tin mua hàng để xác định vấn đề.

Quy trình rút gọn:

  1. Luôn bố trí 1-2 nhân sự tiếp nhận kiện hàng từ người giao hàng (shipper)
  2. Kiểm tra bằng mắt tính toàn vẹn của kiện hàng: thủng, rách, bong rách băng keo…
  3. Nếu nghi ngờ kiện hàng có sự cố cần thực hiện việc kiểm tra nội dung hàng
  4. Đóng dấu ký nhận nếu kiện hàng bình thường
  5. Quét mã barcode để tiếp nhận hàng và nhập kho

2. Kiểm tra nội dung hàng

Nếu một kiện hàng có vấn đề bất thường, không đúng với thông tin mua hàng như sai số lượng, hàng bị sự cố vỡ, hỏng, rách… thì lập tức từ chối nhận hàng và báo lại cho bộ phận mua hàng để kịp thời thông tin đến khách hàng.

Quy trình rút gọn:

  1. Mở kiện hàng kiểm tra thực tế: số lượng, tính toàn vẹn và chính xác của sản phẩm
  2. Đối chiếu với thông tin mua hàng trên hệ thống phần mềm quản lý để xác định vấn đề
  3. Từ chối nhận hàng nếu phát hiện sự cố
  4. Thông tin tới bộ phần mua hàng và cấp quản lý về tình hình sự cố
  5. Nếu nội dung kiện hàng không có gì bất thường, nhân viên đóng hộp/túi lại cẩn thận, chắc chắn
  6. Hoàn tất công việc kiểm tra hàng.

IIII. Quy trình kiểm soát chất lượng Nhân viên kho Việt Nam

Công việc của nhân viên kho Việt Nam bao gồm 4 công việc chính sau:

1. Nhận hàng

Trong thực tế, hầu hết các vấn đề rủi ro liên quan tới hàng hóa xuất phát từ khâu vận chuyển hàng từ Trung Quốc về Việt Nam. Sở dĩ công đoạn này nhiều rủi ro nhất là vì có rất nhiều bên thứ 3 tham gia vào công đoạn này. Mặc dù công ty vẫn đang cố gắng tự chủ hầu hết công việc nhưng 1 số công việc đặc thù vẫn phải do bên thứ 3 xử lý.

Nhân viên kho Việt Nam cần đặc biệt lưu ý đến tính toàn vẹn của bao hàng trước khi nhận hàng. Các vấn đề như bao hàng mất niêm phong, rách thủng cần phải được lập biên bản ghi nhận trước khi tiếp nhận.

Quy trình rút gọn:

  1. Tiếp nhận hàng và quan sát bằng mắt tình trạng bên ngoài của bao hàng
  2. Nếu phát hiện rách thủng, bung seal… hoặc dấu hiệu nghi ngờ cần để riêng bao hàng ra 1 vị trí khác và tiếp tục khai thác nốt hàng trên xe
  3. Đối với bao hàng nghi ngờ gặp sự cố, nhân viên tiến hành cân bao hàng và đối chiếu trọng lượng trên phiếu giao và thực tế.
  4. Ghi nhận vấn đề bằng việc chụp ảnh lại tình trạng bao hàng
  5. Lập biên bản ghi nhận sự cố của bao hàng kèm chữ ký của lái xe giao hàng.

2. Nhập kho, xử lý và phân loại hàng

Quy trình này đòi hỏi sự chính xác cao nếu không sẽ dễ xảy ra vấn đề nhầm hàng, thiếu hàng của khách. Do vậy nhân viên kho hàng cần thực hiện chính xác các quy trình nội bộ trong việc phân loại và sắp xếp hàng hóa trong kho, tránh lộn xộn gây ra các vấn đề trả nhầm, trả thiếu hàng cho khách.

Quy trình rút gọn:

  1. Đưa bao hàng vào khu vực khai thác và gỡ bỏ niêm phong
  2. Dỡ hàng trong bao ra một cách cẩn thận, trách quăng ném và đảm bảo khoảng cách tiếp đất của kiện hàng không quá 10cm.
  3. Quan sát bằng mắt các kiện hàng có dấu hiệu hư hại như móp méo, thủng rách… Nếu phát hiện sự cố cần chụp hình lại kiện hàng để ghi nhận sự việc, sau đó đưa vào khu vực hàng gặp sự cố để xử lý riêng
  4. Sắp xếp hàng hóa gọn gàng, mặt có dán tem chuyển phát phải hướng lên trên
  5. Quét mã và phân loại hàng hóa theo âm thanh
  6. Hàng vô thừa nhận cần đưa vào khu vực riêng để xử lý sau
  7. Cân, đo và nhập dữ liệu về kiện hàng một cách chính xác
  8. Sắp xếp hàng hóa vừa xử lý vào các kệ hàng trong khu vực trả hàng

3. Xử lý hàng vô thừa nhận

Kiện hàng được xác định là vô thừa nhận (VTN) khi mã kiện chưa tồn tại trong bất cứ đơn hàng nào trên hệ thống. Nhân viên kho cần nắm vững nghiệp vụ xác định thông tin ghi trên nhãn chuyển phát để biết cách phối hợp xử lý cùng các bộ phận khác.

Một số nguyên nhân tạo ra kiện hàng VTN là:

  • Shipper Trung giao hàng nhầm kho
  • Người bán phát hàng nhiều kiện nhưng gửi cho người mua thiếu mã vận đơn
  • Khách ký gửi chưa tạo đơn ký gửi và thêm mã vào hệ thống
  • Kiện hàng bị mất mã trong quá trình vận chuyển (mưa ướt rách hỏng)

Quy trình rút gọn:

  1. Xác định nguyên nhân gây ra tình trạng vô thừa nhận của kiện hàng
  2. Nếu kiện hàng mà trên tem chuyển phát đủ thông tin thì xử lý theo nghiệp vụ add mã và chuyển về kho hàng trả.
  3. Mở kiện hàng và ghi nhận bằng hình ảnh sản phẩm trong kiện hàng
  4. Gửi thông tin cho bộ phận liên quan tiến hành xử lý
  5. Niêm phong lại kiện hàng

4. Giao hàng

Giao hàng là công đoạn cuối cùng quyết định sự hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ của công ty. Các yếu tố quan trọng cần nắm để đảm bảo chất lượng dịch vụ là trả đúng, trả đủ và trả nhanh hàng cho khách.

Nhân viên kho cần đảm bảo các công cụ dụng cụ cần thiết và thao tác đúng nghiệp vụ kiểm soát để đảm bảo nhặt hàng chính xác và nhanh chóng.

Quy trình rút gọn:

  1. Tiếp nhận phiếu yêu cầu trả hàng
  2. Đối chiếu thông tin bằng mắt thường và nhặt hàng theo đúng yêu cầu
  3. Quét mã để đối chiếu một lần nữa
  4. Đưa hàng vào giỏ trả hàng riêng
  5. Sắp xếp hàng hóa vào bao nếu số lượng hàng hóa nhiều hơn 2 kiện, tránh thất lạc trong quá trình giao
  6. Quan sát phương thức giao hàng trên yêu cầu của khách để giao hàng đúng theo yêu cầu
  7. Cập nhật thông tin cước phí và ghi chú về tình trạng giao hàng cho khách

Xem thêm: Chính sách bồi thường hàng hóa

Tổng kết

Mặc dù mỗi bộ phận tham gia vào quy trình kiểm soát chất lượng ở trên đều có một vai trò và trách nhiệm nhất định nhưng mục tiêu đều phải phối hợp và hợp tác chặt chẽ với nhau nhằm hình thành nên một tiêu chuẩn dịch vụ thống nhất.

Trong mọi hành động, “NHANH” là yếu tố quyết định sự thành công của thương hiệu công ty. Uy tín, chuyên nghiệp đều bắt đầu từ nền tảng của “NHANH”.